Bisher wickelten Unternehmen die Einrichtung und Änderung von Bankkonten häufig über einen nicht-digitalen Genehmigungsprozess ab. Alternativ mussten die Zugriffsrechte so eingeschränkt werden, dass nur ausgewählte Mitarbeiter, wie beispielsweise der Finanzleiter, Bankkontodaten pflegen durften. Dies sorgte zwar für Kontrolle, belastete jedoch eine kleine Anzahl von Benutzern mit dem gesamten Verwaltungsaufwand.
Schauen wir uns an, wie dies effektiver gehandhabt werden kann!
Zunächst müssen Sie in die Genehmigungsbenutzereinrichtung.
In unserem Fall kann ACADON-2 so viele Anträge genehmigen, wie gewünscht.
ACADON-3 muss ACADON-2 um Genehmigung bitten.
Öffnen Sie Workflows und klicken Sie im oberen Menü auf Neuer Workflow aus Vorlage.
Hier können Sie den Workflow Customer Bank Account Approval Workflow auswählen.
Jetzt müssen Sie nur noch den Workflow aktivieren und damit ist die Einrichtung abgeschlossen.
Um die Funktion zu nutzen, gehen Sie zu Debitoren, wählen Sie einen Debitor aus, für den Sie ein neues Bankkonto hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Debitor > Bankkonten, um die Debitor Bankkontenübersicht des Kunden zu öffnen.
Nun können Sie auf + Neu Klicken.
Hier müssen Sie die erforderlichen Angaben machen und im oberen Menü auf Genehmigung anfragen und Genehmigungsanforderung senden klicken, bevor Sie das Bankkonto nutzen können.
Der Benutzer, der diese Änderung genehmigen muss, kann die Seite Genehmigungsanforderungsposten öffnen. Diese Liste zeigt alle offenen Einträge an. Durch Klicken auf Datensatz können Sie die Anfrage einsehen.
Nach der Überprüfung können Sie entscheiden, welche Maßnahme Sie ergreifen möchten, und im oberen Menü unter Genehmigen auf die entsprechende Option klicken.
Die Standard-Workflow-Vorlage bietet eine einfache Möglichkeit, einen Genehmigungsprozess für Kunden- oder Lieferantenbankkonten einzuführen. Der neue Workflow ersetzt einen manuellen Prozess durch ein standardisiertes Genehmigungsverfahren in Business Central. Die Dateneingabe kann an (mehrere) Benutzer delegiert werden, während die endgültige Entscheidung bei einem autorisierten Genehmiger liegt.
Dadurch muss der Sachbearbeiter nicht mehr jedes Bankkonto manuell anlegen. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Kontrolle über sensible Änderungen und kann die Zuständigkeiten innerhalb des Systems klar zuweisen. Der Workflow kann für Kundenbankkonten und mit der entsprechenden Vorlage auch für Lieferantenbankkonten genutzt werden.
Da Genehmigungsworkflows eine Standardfunktion von Business Central sind, gibt es auch von Microsoft weitere Informationen dazu, zum Beispiel: Genehmigungs-Workflows nutzen – Business Central | Microsoft Learn
