Voorheen behandelden bedrijven het aanmaken en wijzigen van bankrekeningen vaak via een niet-digitaal goedkeuringsproces. Als alternatief moesten de machtigingen worden beperkt zodat alleen geselecteerde medewerkers, zoals de financieel manager, bankrekeninginformatie konden bijwerken. Dit gaf controle, maar legde ook de volledige administratieve werklast bij een klein aantal gebruikers.
Laten we eens kijken hoe dit effectiever kan worden aangepakt!
Open Gebruikersinstellingen voor goedkeuring om Gebruikers in te stellen voor het goedkeuringsproces.
In ons geval kan ACADON-2 zoveel goedkeuren als hij wil.
ACADON-3 moet ACADON-2 om goedkeuring vragen.
Open Werkstromen en klik op Nieuwe werkstroom uit sjabloon in het bovenste menu.
Hier kun je kiezen voor de Customer Bank Account Approval Workflow.
Zet de Werkstroom nu op Geactiveerd en de setup is klaar.
Om het te gaan gebruiken, ga je naar Klanten, open je de Klant waarvoor je een nieuwe bankrekening wilt toevoegen en klik je op Klant > Bankrekeningen.
Klik op + Nieuw.
In het venster dat opent vul je de informatie in en klik je op Goedkeuring aanvragen en Goedkeuringsaanvraag verzenden in het bovenste menu voordat je de bankrekening kunt gebruiken.
De Gebruiker die deze wijziging moet goedkeuren, opent Aanvragen ter goedkeuring. Deze lijst toont alle openstaande aanvragen.
Door op Record openen te klikken, kun je de Aanvraag bekijken.
Na het bekijken kun je vervolgens beslissen welke actie je wilt ondernemen en daarop klikken onder Goedkeuren in het bovenste menu.
Het standaard werkstroomsjabloon biedt een eenvoudige manier om een goedkeuringsproces voor bankrekeningen van klanten of leveranciers in te voeren. De nieuwe workflow vervangt een handmatig proces door een gestandaardiseerde goedkeuringsprocedure in Business Central. Gegevensinvoer kan worden gedelegeerd aan (meerdere) gebruikers, terwijl de uiteindelijke beslissing bij een geautoriseerde gebruiker blijft.
Daardoor hoeft de manager niet langer elke bankrekening handmatig aan te maken. Tegelijkertijd behoudt het bedrijf controle over gevoelige wijzigingen en kunnen verantwoordelijkheden duidelijk binnen het systeem worden toegewezen. De werkstroom kan worden gebruikt voor klantbankrekeningen en, met het bijbehorende sjabloon, ook voor leveranciersbankrekeningen.
Omdat goedkeuringswerkstromen een standaard functie zijn in Business Central, is er ook meer informatie beschikbaar van Microsoft, bijvoorbeeld: Goedkeuringswerkstromen gebruiken – Business Central | Microsoft Learn
