Als verkoopmedewerker stuur je regelmatig documenten zoals verkoopoffertes per e-mail rechtstreeks vanuit Business Central. Wanneer deze e-mails worden verzonden, wil je dat ze de gewenste toon van jouw bedrijf, een gepersonaliseerde onderwerpregel of aanvullende informatie voor je klanten bevatten.
In de loop van de tijd kan je communicatiestijl veranderen, of wil je nieuwe informatie aan de e-mail toevoegen. Als je niet weet waar deze tekst wordt bewaard, kun je aannemen dat deze niet veranderd kan worden en blijf je de verouderde tekst gebruiken.
Laten we eens kijken hoe je de e-mailtekst kunt aanpassen die wordt gebruikt bij het verzenden van documenten!
Open doc.box rapportinstellingen.
Zoek in de lijst de regel voor het documenttype waarvoor je de e-mailtekst wilt wijzigen of aanmaken, bijvoorbeeld Verkoopofferte, en klik op de dropdownpijl in de kolom Uitgebreide mailtekstcode.
Klik op + Nieuw om een nieuwe mailtekst aan te maken.
Voer VK-OFFERTE in als Code, Verkoopofferte als Omschrijving en klik op OK.
De aangemaakte Uitgebreide mailtekstcode is nu ingevoerd in de Verkoop – Offerte-regel. Klik opnieuw op de dropdownpijl en klik op Details weergeven.
In het venster dat opent, onder Parameter, vind je verschillende placeholders die je kunt gebruiken in het onderwerp of de tekst van de e-mail.
Vul het veld Onderwerp met de tekst die je als onderwerp wilt laten verschijnen in uitgaande e-mails. Bijvoorbeeld Verkoopofferte %CODE1% van %COMPANYNAME%.
Voer in het sneltabblad Regels de tekst in die de e-mail moet bevatten. Hier kun je ook de bestaande placeholders gebruiken.
Per tekstregel kun je bepalen of het een Nieuwe regel moet zijn en/of in Vet, Cursief of Onderstreept moet worden afgedrukt door het selectievakje in de betreffende kolom aan te vinken.
Om te zien hoe je nieuw aangemaakte onderwerp en tekst eruitzien, open je een bestaande Verkoopofferte.
Klik in het bovenste menu op Afdrukken/verzenden en Verzenden via e-mail.
Selecteer in het geopende venster de Ontvanger door het vakje in de kolom Actief aan te vinken voor de juiste regel en klik op OK.
In het venster dat opent, kun je het Onderwerp en Bericht nakijken, die nu op basis van de Uitgebreide mailtekstcode zijn gecreëerd.
Door de e-mailteksten voor je documenten te onderhouden, kun je de klantcommunicatie up-to-date houden en ervoor zorgen dat uitgaande e-mails de juiste toon, onderwerp en bedrijfsinformatie bevatten. Dit helpt om professionelere communicatie te creëren en vermindert handmatig redigeren voordat documenten worden verzonden.
