Sie arbeiten im Kundenservice und erhalten eine Reklamation zur Bearbeitung, weil ein Artikel beschädigt angeliefert wurde. Der Kunde benötigt eine Ersatzlieferung. Da es sich um ein Streckengeschäft handelte, müssen Sie außerdem einen Anspruch beim Lieferanten einreichen. Dazu benötigen Sie einen Ersatzverkaufsauftrag inklusive Einkaufsbestellung sowie eine Einkaufsreklamation. Anstatt jeden Beleg manuell einzugeben oder diese Aufgabe auf verschiedene Teams zu verteilen, sollte es möglich sein, diesen Prozess zu beschleunigen.
Schauen wir uns an, welche Optionen Sie in Ihrer Verkaufsreklamation haben, um die Arbeitsbelastung zu verringern.
Öffnen Sie Verkaufsreklamationen.
Klicken Sie im oberen Menü auf + Neu, um einen neuen Beleg zu erstellen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten im Reiter Allgemein ein, zum Beispiel Debitorenname oder Lieferbedingungscode.
Der Kunde hat Ihnen die Lieferscheinnummer des beschädigten Materials gegeben, klicken Sie daher auf Vorbereiten > Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen.
Ändern Sie auf der Seite Gebuchte VK- Belegzeilen den Belegartfilter auf Gebuchte Lieferungen.
Klicken Sie im Reiter Zeilen auf Belegnr. und verwenden Sie den Filter.
Geben Sie als Belegnr. die Lieferscheinnummner ein, die Sie vom Kunden erhalten haben, und bestätigen Sie mit OK.
Sie sehen alle Zeilen, die mit diesem Beleg gebucht wurden. Markieren Sie die Artikelzeile, die vom Kunden reklamiert wurde, und bestätigen Sie mit OK.
Falls erforderlich, können Sie die Menge oder den Preis in den Zeilen ändern, aber da der Kunde die Ware komplett reklamiert hat, ist die Reklamation fertig erfasst.
Klicken Sie auf Start > Reklamationsbez. Belege erstellen im oberen Menü.
Füllen Sie zunächst die Kreditornr. vom Lieferanten, bei dem die Ware ursprünglich gekauft wurde.
Sie benötigen eine Reklamation sowie neue Bestellung für den Lieferanten, daher aktivieren Sie Eink.-Reklamation erstellen und Bestellung erstellen.
Fügen Sie, sofern verfügbar, die Kred.-Bestellnr., Kreditor Lieferungsnr. oder Kred.-Rechnungsnr. hinzu.
Diese Informationen werden in die neuen Belege hinterlegt und der Lieferant kann es besser nachverfolgen.
Aktivieren Sie Verkaufsauftrag erstellen, da der Kunde eine Ersatzlieferung benötigt.
Geben Sie den Einkaufscode, z. B. DIREKT, für eine Streckenlieferung vom Lieferanten direkt zum Kunden ein.
Drücken Sie OK, damit die ausgewählten Belege erstellt werden.
Eine Übersicht mit allen Reklamationsbezogenen Belegen wird geöffnet.
Von dieser Seite aus können Sie die Belege bereits öffnen, indem Sie auf Weitere Optionen > Zugehörig > Zeile > Beleg anzeigen klicken.
Die Verkaufsreklamation ist nun mit allen für die nächsten Schritte erforderlichen Belegen erstellt und miteinander verknüpft. Ihr Team kann den beschädigten Artikel beim Lieferanten neu bestellen und somit dem Kunden ersetzten und die Einkaufsreklamation in einem reibungslosen Workflow bearbeiten – ohne dieselben Informationen mehrfach in verschiedenen Belegen einzugeben. Dies spart Zeit, reduziert doppelte Arbeit und verbessert die Rückverfolgbarkeit im gesamten Beschwerdeprozess.
