Als Vertriebsmitarbeiter können Situationen auftreten, in denen Sie die Rechnung-, die Versand- oder die Debitorenadresse eines Kunden aktualisieren müssen, nachdem bereits ein Beleg wie Verkaufsauftrag oder ein Angebot erstellt wurde. Standardmäßig kopiert Business Central die Adress-Masterdaten vom Kunden nur, wenn der Beleg erstmals erstellt wird. Das bedeutet, dass die bestehenden Verkaufsbelege die neuen Adressinformationen nicht automatisch widerspiegeln, wenn sich die Adresse auf der Debitorenkarte ändert.
Die manuelle Änderung der Adresse in jedem Beleg wäre zeitaufwendig und fehleranfällig. Um diesen Prozess zu optimieren und die Genauigkeit sicherzustellen, bietet Business Central eine Funktion zur effizienten Aktualisierung von Kundenadressen in Verkaufsbelegen. Es ist jedoch wichtig, sich spezifischer Einschränkungen bewusst zu sein. Die automatische Aktualisierungsfunktion wendet Änderungen nur auf Belege an, die den Status Offen haben. Alle Belge, die bereits verschickt oder gedruckt wurden, bleiben durch diesen Prozess unverändert. Bestehende veröffentlichte Belge behalten die ursprünglichen Adressinformationen und werden nicht automatisch aktualisiert.
Schauen wir uns an, wie Sie die Adresse eines Debitors in bestehenden Verkaufsbelegen auf einfachere Weise aktualisieren können.
Öffnen Sie die Liste der Debitoren.
Wählen Sie den Kunden aus, für den die Adresse geändert werden muss, und öffnen Sie dessen Debitorenkarte.
Gehe Sie zum Reiter Adresse und Kontakt.
Passen Sie die Adressdaten an.
Bevor Sie die Funktion nutzen, müssen die aktuellen Belege vorbereitet werden, da diese nur funktioniert für Verkaufsbelege mit dem Status: Offen.
Verwenden Sie daher den Infobox-Bereich Verk. An Deb.-Historie auf der auf der rechten Seite der Debitorenkarte und klicken Sie z. B. auf Lauf. Angebote.
In der Liste Verkaufsangebote können Sie die Belge mit dem Status: Offen filtern.
Hinweis: Sie müssen die Seite möglicherweise personalisieren und die Spalte Status hinzufügen.
Öffnen Sie ein freigegebenes Verkaufsangebot und klicken Sie im oberen Menü unter Start auf Status zurücksetzten.
Der Status muss für alle freigegeben Verkaufsangebote zurückgesetzt werden.
Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8 für alle anderen bereits freigegebenen laufenden Verkaufsbelege.
Nachdem alle erforderlichen Verkaufsbelege den Status Offen haben, gehe Sie zurück zur Debitorenkarte. Im oberen Menü klicken Sie auf Start und Adresse in Verkaufsbelegen aktualisieren.
Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie die zugehörigen Verkaufsbelege mit den neuen Adressinformationen aktualisieren, möchten mit Ja.
Das System aktualisiert automatisch die Adresse in allen relevanten, offenen Verkaufsbelegen und Sie erhalten eine Nachricht, wie viele geändert wurden und wie viele nicht, weil der Status des Belegs freigegeben war.
Jetzt wissen Sie, wie Sie die Adresse eines Kreditors oder Debitoren in Verkaufsbelgen mit einem Klick aktualisieren können. Sie können sicherstellen, dass Kunden- und Lieferantenadressen in allen offenen Verkaufsbelegen korrekt wiedergegeben werden, was sowohl die Effizienz als auch die Datenintegrität in Ihren Vertriebsabläufen erhöht.
