Als verkoopmedewerker kunnen er situaties ontstaan waarin je het factuur-, verzend- of verkoopadres van een klant moet bijwerken nadat een verkoopdocument, zoals een Verkooporder of Verkoopofferte, al is aangemaakt. Standaard kopieert Business Central de adresmasterdata van de klant alleen wanneer het document voor het eerst is aangemaakt. Dit betekent dat als het adres van de klant hierna verandert, de bestaande verkoopdocumenten de nieuwe adresinformatie niet automatisch zullen weergeven.
Het handmatig wijzigen van het adres in elk document zou extreem tijdrovend en gevoelig voor fouten zijn. Om dit proces te stroomlijnen en nauwkeurigheid te waarborgen, biedt Business Central een functie om klantadressen in verkoopdocumenten efficiënt bij te werken.
Het is echter essentieel om je bewust te zijn van specifieke beperkingen. De automatische updatefunctie past alleen wijzigingen toe op documenten die open en nog niet geboekt zijn. Alle documenten die al zijn verzonden of afgedrukt, blijven door dit proces ongewijzigd. Bestaande geboekte documenten behouden de originele adresinformatie en worden niet automatisch bijgewerkt.
Laten we eens kijken hoe je het adres van een klant in bestaande verkoopdocumenten op een eenvoudigere manier kunt bijwerken!
Open Klanten.
Selecteer de klant waarvoor het adres moet worden gewijzigd en open de Klantenkaart.
Ga naar het sneltabblad Adres en contactpersoon.
Pas de adresgegevens aan.
Voordat we de functie gebruiken, moeten we de huidige documenten voorbereiden, want het werkt alleen als een verkoopdocument de status Open heeft.
Gebruik daarom het FactBox-paneel Verkoophistorie van orderklant aan de rechterkant en klik bijvoorbeeld op Lopende verkoopoffertes.
In de Verkoopoffertes kun je de documenten filteren met de Status Vrijgegeven.
Let op: Het kan zijn dat je de pagina moet personaliseren en de kolom Status toevoegen.
Open een Vrijgegeven Verkoopofferte en klik op Opnieuw openen onder Start in het bovenste menu om het document opnieuw te openen.
Herhaal deze stap voor alle Vrijgegeven Verkoopoffertes.
Herhaal de stappen 5 tot 8 voor alle andere Lopende Verkoopdocumenten die al zijn vrijgegeven.
Nadat alle vereiste verkoopdocumenten de Status Open hebben, ga je terug naar de Klantenkaart. Klik in het bovenste menu op Start en Adres bijwerken in verkoopdocumenten.
Bevestig dat je de gerelateerde documenten met de nieuwe adresinformatie wilt bijwerken met Ja.
Het systeem zal automatisch het adres bijwerken in alle relevante niet-geboekte verkoopdocumenten, en je ontvangt een bericht over hoeveel documenten er zijn gewijzigd en hoeveel niet, omdat de status daarvan niet Open was.
Nu weet je hoe je het adres van een leverancier of klant in documenten met één klik kunt bijwerken. Je kunt ervoor zorgen dat klant- en leveranciersadressen nauwkeurig worden weergegeven in alle open documenten, waardoor zowel de efficiëntie als de integriteit van data in je verkoop- en inkoopoperaties toeneemt.
