Als Verkaufs- oder Einkaufsleiter müssen Sie häufig Bemerkungen oder Hinweise zu Verkaufsbelegen (z. B. Angebot, Verkaufsauftrag) oder Einkaufsbelegen (z. B. Bestellung) hinzufügen – etwa interne Anweisungen, besondere Lieferhinweise oder Lieferanten-Artikelnummern. Früher standen dafür nur feste Optionen zur Verfügung; Anpassungen erforderten oft Entwicklungsaufwand.
Mit der neuen Funktion Einrichtbare Dokumentenhinweise können Sie einfach festlegen, welche Informationen auf welchen Belegen bzw. Berichten erscheinen – ohne IT-Unterstützung.
Mal sehen, wie es funktioniert!
Zuerst muss die Funktion aktiviert werden.
Hinweis: Die Aktivierung ist nicht rückgängig zu machen – testen Sie die Funktion daher zuerst in einer Testumgebung.
Öffnen Sie die acadon Funktionsverwaltung.
Dort finden Sie Funktionen, die optional für einen begrenzten Zeitraum deaktiviert/aktivierbar sind, bevor sie in einem späteren Softwareupdate automatisch aktiviert werden. So können Sie sich vorbereiten, indem Sie neue Funktionen zunächst in einer Testumgebung prüfen.
Unter Timber markieren Sie Einrichtbare Dokumentenhinweise und klicken im oberen Menü auf Aktivieren.
Nachdem die Funktion aktiviert ist, legen Sie zum Testen einen neuen Verkaufsauftrag an.
Füllen Sie die erforderlichen Felder im Inforegister Allgemein aus und fügen Sie im Inforegister Zeilen mindestens einen Artikel mit Menge hinzu.
Markieren Sie die Artikelzeile und öffnen Sie über Zeile>Verknüpfte Informationen>Bemerkungen die Bemerkungen, um diese hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
Sie möchten zum Beispiel, dass der Artikel im Lager beim Verpacken mit einer Abdeckung geschützt wird. Um dies sicherzustellen, soll diese Anforderung auf allen Warenhausbelegen als Bemerkung hinterlegt sein.
Klicken Sie auf + Neu, um eine neue Bemerkung zu erstellen.
In der Spalte Bemerkung fügen Sie den Hinweis Verpackung: Schutzabdeckung ein.
Um die Bemerkung hervorzuheben, wählen Sie in der Spalte Ausdruck die Option Fett.
In der Spalte Dokumentenhinweis Code ordnen Sie die Bemerkung einem Code zu, der steuert, auf welchen Belegen sie gedruckt wird. Drei Codes werden automatisch erstellt, sobald die Funktion aktiviert ist. Wählen Sie davon LIEF-INTERN aus.
Um zu prüfen, auf welchen Berichten die Bemerkung mit diesem Code gedruckt wird, öffnen Sie die Dropdown-Liste in der Spalte Dokumentenhinweis Code, wählen Sie LIEF-INTERN und klicken Sie auf Details anzeigen.
Im geöffneten Fenster wählen Sie oben Zugehörig>Berichtszuordnung. Es öffnet sich eine bearbeitbare Liste mit allen Berichten, in denen Bemerkungen mit diesem Dokumentenhinweis-Code verwendet werden.
Gehen Sie zurück zur Bemerkungsübersicht, um eine weitere Zeile hinzuzufügen. Diesmal möchten Sie sicherstellen, dass das richtige Produkt beim Kreditor bestellt wird. Ergänzen Sie dafür die Kreditoren-Artikelnummer als Bemerkung, damit sie auf der Einkaufsbestellung angedruckt wird.
Klicken Sie auf + Neu, um eine weitere Bemerkungszeile hinzuzufügen. Tragen Sie in der Spalte Bemerkung z. B. Lieferanten-Artikel-Nr.: 4711 ein.
Da standardmäßig kein Dokumentenhinweis Code für den Einkauf existiert, öffnen Sie die Dropdown-Liste in der Spalte Dokumentenhinweis Code und klicken Sie auf + Neu.
Geben Sie bei Code: EINKAUF ein und tragen Sie in der Spalte Beschreibung: Einkaufsinformationen ein.
Aktivieren Sie In Einkaufsbeleg kopieren, damit Bemerkungen mit diesem Dokumentenhinweis Code vom Verkaufsbeleg in die zugehörigen Einkaufsbelege übernommen werden.
Wählen Sie oben Zugehörig>Berichtszuordnung (ggf. über die drei Punkte), um die Berichtsliste zu öffnen.
Klicken Sie im geöffneten Fenster auf + Neu, um die relevanten Einkaufsbelege hinzuzufügen, z. B. 5041333 Einkauf – Angebot und 5041334 Einkauf – Bestellung.
Gehen Sie zurück zum Verkaufsauftrag und wählen Sie Drucken/Senden>Bestätigung drucken. Öffnen Sie anschließend die Vorschau, um zu prüfen, dass nur die für die Auftragsbestätigung vorgesehenen Kommentare gedruckt werden. Da wir nur Kommentare hinzugefügt haben, die auf internen Liefer- oder Einkaufsbelegen angezeigt werden sollen, sollten sie hier nicht sichtbar sein.
Damit können Sie benutzerdefinierte Informationen in Verkaufs-, Einkaufs- und Versandbelegen erfassen und pro Bericht steuern, was ausgegeben wird. Das macht die Kommunikation klarer und reduziert manuelle Arbeit. Obwohl hier nur zwei Beispiele beschrieben sind, sind die Einsatzmöglichkeiten vielfältig: Sie könnten z. B. kommerzielle Texte definieren, die ausschließlich im Verkaufsangebot erscheinen, und dafür einen eigenen Dokumentenhinweis Code verwenden. Und statt nur zeilenbezogener Bemerkungen können Sie die Funktion auch für weitere Bemerkungsarten nutzen, z. B. pro Beleg oder pro Debitor. Kein Warten mehr auf IT-Änderungen – einfach einrichten und bei Bedarf verwenden.
