Als sales- of inkoopmanager moet je vaak specifieke opmerkingen of verwijzingen toevoegen aan je verkooporders, offertes of inkooporders, zoals interne instructies, speciale bezorgnotities of artikelnummers van leveranciers. Voorheen kon je alleen vaste opties gebruiken en het wijzigen van waar deze opmerkingen verschenen vereiste ontwikkelingswerk.
Met de nieuwe dynamische document referenties kun je eenvoudig bepalen welke informatie in welke documenten verschijnt, zonder IT-ondersteuning nodig te hebben.
Laten we eens kijken hoe het werkt!
Eerst moeten we de functie activeren.
Let op: Zodra deze functie is geactiveerd, kun je hem niet meer deactiveren. Zorg er daarom voor dat je hem eerst test in een testomgeving.
Om dit te doen, ga je naar acadon upcoming features.
Hier vind je functies die zijn uitgeschakeld en optioneel voor een bepaalde periode totdat ze automatisch voor alle gebruikers worden ingeschakeld in een latere software-update. Dit geeft de mogelijkheid om je vooraf voor te bereiden door deze functies eerst in een testomgeving in te schakelen.
Selecteer Nieuwe dynamische document referentie onder Timber en klik op Activeren in het bovenste menu.
Nu het geactiveerd is, maak je een nieuwe Verkooporder aan om het uit te proberen.
Vul alle verplichte velden in in het sneltabblad Algemeen en voeg minstens één Artikel met een Aantal toe aan het sneltabblad Regels.
Selecteer de Artikel-regel en klik op Regel > Gerelateerde Informatie > Opmerkingen om de Opmerkingen voor die regel toe te voegen of te bewerken.
Stel dat dit artikel beschermd moet worden met een afdekplaat wanneer het wordt verzonden. Om dit te waarborgen, wil je een Opmerking toevoegen voor alle interne verzendrapporten. Klik op + Nieuw om een nieuwe Opmerking aan te maken.
Voeg Notitie voor Magazijn: Gebruik een afdekplaat toe in de kolom Opmerking.
Om de Opmerking te laten opvallen, drukken we deze vetgedrukt af door Vet te selecteren in de kolom Tekst opmaak.
In de kolom Document referentie code vind je de nieuw aangemaakte Document referentie codes die bepalen waar elke Opmerking wordt afgedrukt. Drie codes worden automatisch aangemaakt bij het activeren van de functie. Selecteer daarvan VERZEND-INT.
Om te zien op welke Rapporten de Opmerkingen met deze code worden afgedrukt, open je de dropdown-lijst voor de kolom Document referentie code, selecteer je VERZEND-INT en klik je op Details weergeven.
Klik in het geopende venster op Gerelateerd en Rapport toewijzingen in het bovenste menu. Er opent een bewerkbare lijst met alle Rapporten waarop de Opmerkingen met deze Document referentie code worden weergegeven.
Ga terug naar de Opmerkingen om nog een Opmerking toe te voegen. Deze keer wil je zeker weten dat het juiste product bij je leverancier is gekocht, dus wil je het artikelnummer van je leverancier toevoegen als een Opmerking die op de Inkoopdocumenten moet staan.
Klik op + Nieuw om een extra Opmerking-regel toe te voegen. In de kolom Opmerking voer je bijvoorbeeld Artikelnr. leverancier: 4711 in.
Aangezien er standaard geen Document referentie code voor Inkoopdocumenten bestaat, open je de dropdown-lijst in de kolom Document referentie code en klik je op + Nieuw.
Voer INKOOP in de kolom Code en Inkoopinformatie in de kolom Omschrijving in.
Activeer de kolom Kopieer naar inkoopdocument om ervoor te zorgen dat een Opmerking met deze Document referentie code wordt gekopieerd van Verkoopdocumenten naar de bijbehorende Inkoopdocumenten.
Klik in het bovenste menu op Gerelateerd en Rapport toewijzingen.
Klik in het geopende venster op + Nieuw om de relevante Inkooprapporten toe te voegen, zoals 5041333 Inkoop – Offerte en 5041334 Inkoop – Order.
Ga terug naar de Verkooporder en klik in het bovenste menu op Afdrukken/verzenden, Bevestiging afdrukken… en Voorbeeld in het geopende venster om te zien dat alleen de Opmerkingen die op de Verkooporder zouden moeten verschijnen, worden afgedrukt. Omdat we alleen Opmerkingen hebben toegevoegd die op interne Verzenddocumenten of Inkoopdocumenten moeten worden getoond, zouden deze niet zichtbaar moeten zijn op de Verkooporder.
Nu kun je eenvoudig aangepaste informatie toevoegen en beheren op je Verkoop-, Inkoop- en Verzenddocumenten, waardoor communicatie duidelijker wordt en handmatig werk wordt verminderd. Hoewel er slechts twee gebruiksgevallen worden beschreven, zijn de mogelijkheden eindeloos. Je zou bijvoorbeeld commerciële teksten kunnen toevoegen die alleen op je Verkoopoffertes zouden moeten verschijnen en een speciale Document referentie code voor dit soort Opmerkingen kunnen maken. En terwijl we ons richtten op Opmerkingen per Regel, kun je deze nieuwe functie gebruiken voor alle soorten Opmerkingen, bijvoorbeeld Opmerkingen per Document of per Klant. Niet langer wachten op IT-wijzigingen, stel het gewoon in en gebruik het wanneer nodig!
