Fit für die digitale Rechnung per ZUGFeRD, XRechnung und Co.

Ab dem Stichdatum 27.11.2020 sind wir als Unternehmen, das mit Bundesbehörden zusammenarbeitet verpflichtet, unsere Rechnungen elektronisch in einem XML-basierten Datensatz im XRechnungsformat zu stellen. Dank des Moduls „Digitale Rechnung für Dynamics 365 Business Central (NAV)“ von acadon sind wir in der Lage, Ein- bzw. Ausgangsrechnungen als E-Rechnung zu empfangen, bzw. zu versenden.

Boris Boss hat bereits vor der Einführung der XRechnung bei uns in der Finanzbuchhaltung nachgefragt:

• Wissen wir eigentlich, was uns der Empfang und die Versendung von Rechnungen im Durchschnitt kostet?
• Haben wir bei elektronischer Rechnungsstellung einen Zeitvorteil und können Kosten sparen?
• Ist die elektronische Rechnungsübertragung sicher und erfüllen wir die damit zusammenhängenden rechtlichen Anforderungen?

Denn bei der Einführung von elektronischen Rechnungen stellen sich ja, neben den rechtlichen Anforderungen, zunächst immer einige Fragen:

Warum überhaupt elektronische Rechnung?

Eigentlich ist es recht plausibel: Eine Papierrechnung lässt sich nicht maschinell auslesen. Auch die klassische PDF-Datei muss für die maschinelle Weiterverarbeitung zunächst per OCR gescannt werden. Die durchgängige automatisierte Bearbeitung geht nur über einen XML-basierten Datensatz.

Ab dem Stichdatum 27.11.2020 müssen Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in einem einheitlichen elektronischen Format an öffentliche Auftraggeber (Bund) übermittelt werden, denn ein zentrales Ziel der EU ist die digitale Standardisierung im Rechnungswesen. Damit soll europaweit ein vollständig technologieneutraler Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen etabliert werden.

Einzelheiten finden Sie in der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Die einzelnen Bundesländer und Kommunen haben jeweils unterschiedliche Sonderregelungen und folgen teilweise schon jetzt, einige jedoch auch erst in einigen Jahren mit der Umstellung auf XRechnung.

Was sind die Unterschiede XRechnung und ZUGFeRD

Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind hierzulande die gängigsten Formate für eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen.

• ZUGFeRD ist eine hybride Datei mit PDF/A-3-Datei und XML-Datei.
• Bei der XRechnung liegt ein reines XML-basierten Datenformat vor.

Beide Rechnungsdatenformate ermöglichen ein standardisiertes Auslesen und somit eine weitere Verarbeitung der Rechnungsdaten allein durch elektronische Datenverarbeitung – ohne weitere manuelle Eingaben.

Was kostet die elektronische Rechnung im Vergleich zur Rechnung auf Papier? Wo liegen die Prozessvorteile für das ein oder andere Verfahren?

Wenn man mal schaut, dass die Rechnung eines der zentralen Dokumente ist, das in der Buchhaltung täglich auf dem Schreibtisch landet, hat man das häufig gar nicht so auf seinem Radar, welche Prozessaufwände und -kosten anfallen.

Für die Ermittlung der Prozesskosten, musste ich auch ein wenig recherchieren, um die entsprechenden Eckdaten zu finden und habe dabei  folgende Aufstellung entdeckt:

Die Prozesse und Zeitangaben für die einzelnen Prozessschritte sind auch für unser Unternehmen plausibel und so habe ich schließlich eine Modellrechnung für Boris Boss erstellen können. Bei einem vollständigen elektronischem Rechnungsdurchlauf, wie jetzt bei der XRechnung, können wir bis zu 60 % Zeitaufwand sparen.

Da beantwortet sich die Frage nach den Vorteilen der digitalen Belegbearbeitung fast von selbst:

• Effizient und transparent
• Ordnung der Ablage
• Einfache (da elektronische) Suche
• Nachvollziehbarer Prozess
• Sicherheit der Daten

Kosten und Bestellung

Die digitale Rechnung steht bei immer mehr Unternehmen auf der Agenda. Die acadon stellt Ihnen ab sofort für Ihre Microsoft Dynamics 365 BC (NAV) Lösung ein Modul für die digitale Abwicklung der Ein- bzw. Ausgangsrechnungen mittels XRechnung/ZUGFeRD zur Verfügung. Das Modul entspricht den aktuellen Regelungen für die digitale Kommunikation mit staatlichen Institutionen.

Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt. und zzgl. Wartung auf den Listenpreis.