E-Mail Archivierung leicht gemacht

Bevor ich einen Auftrag bestätige, habe ich oft vorher mit einem Kunden telefoniert oder die ein oder andere E-Mail ausgetauscht. Sicherheitshalber fasse ich daher beim Versand der Auftragsbestätigung alle wichtigen Zusatzinfos nochmal schriftlich zusammen.

Kennen Sie das auch, dass genau diese E-Mail dann wie vom Erdboden verschluckt ist, wenn man sie braucht? Diesen Stress habe ich jetzt nicht mehr.

Vor einer Weile haben Boris Boss und ich schon berichtet, wie wir papierlos arbeiten und Schriftverkehr beispielsweise zu einer bestimmten Bestellung zuordnen. Aber da geht noch mehr, wir archivieren neuerdings alle E-Mails automatisch zum Beleg. Das heißt, bei dem Auftrag ist dann auch die Korrespondenz abgelegt.

Wenn ich also beispielsweise wieder eine Auftragsbestätigung erstelle, kann ich über den erweiterten Druck Dialog auswählen, dass ich die Bestätigung per E-Mail versenden möchte. Automatisch öffnet sich mein Outlook Fenster: dort ist dann nicht nur als PDF-Datei die Auftragsbestätigung beigefügt, ich sehe auch im BCC-Feld einen zusätzlichen Empfänger. In diesem Postfach landet die gesamte Kundenkorrespondenz.

Das klingt nach einem ziemlich chaotischen Postfach und nicht wirklich hilfreich, oder? Deshalb haben wir es so eingerichtet, dass die E-Mail direkt zum passenden Beleg archiviert wird. Dafür sorgt der unscheinbare hellgraue Code ganz unten (rote Box), der ebenfalls schon automatisch in der E-Mail erscheint.

Das finde ich wirklich genial. Ich muss keine E-Mails mehr suchen und mein Team ist auch aussagekräftig, wenn ich mal krank bin oder Urlaub habe.

Sie möchten auch jederzeit den E-Mailverkehr mit Ihren Kunden nachhalten können? Dann lassen Sie sich von Ihren hilfsbereiten Consultants der acadon beraten.