Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Verkauf oder Einkauf arbeiten Sie täglich mit Belegen wie Rechnungen, Angeboten oder Bestellungen in Business Central. Dabei erfassen Sie häufig ein Belegdatum, das sich vom Buchungsdatum unterscheidet, etwa weil eine Rechnung rückwirkend erfasst oder ein Angebot erst Wochen nach Erstellung gebucht wird.
Diese Abweichungen können zu Fehlern, Rückfragen durch Auditoren oder abgelehnten Buchungen führen, wenn das Buchungsdatum in eine geschlossene Periode fällt.
Bevor wir darauf eingehen, wie Sie das einstellen können, starten wir mit der Frage, warum es diese beiden Daten gibt und was der Unterschied zwischen ihnen ist. In Business Central erfüllen beide Felder unterschiedliche Aufgaben.
Das Belegdatum entspricht dem Datum auf dem externen Dokument (z. B. auf der Lieferanten- oder Kundenrechnung). Es wird für die Berechnung von Fälligkeiten und Skonti sowie für Auditzwecke (Transaktionsdatum aus externer Sicht) verwendet.
Das Buchungsdatum hingegen gibt an, wann die Transaktion in der Buchhaltung erfasst wird. Es beeinflusst die Buchungsperiode und steuerliche Behandlung sowie die finanzielle Berichterstattung.
Zum Beispiel stellt ein Lieferant am 25. April eine Rechnung aus (Belegdatum). Diese wird am 2. Mai gebucht (Buchungsdatum). Beide Daten sind korrekt, aber unterschiedlich.
Sehen wir uns an, wie Sie diese Unterschiede vermeiden können, indem Sie die Einstellung Belegdatum an Buchungsdatum verknüpfen verwenden. Damit wird das Belegdatum automatisch auf das Buchungsdatum gesetzt, sobald Sie das Buchungsdatum ändern.
Verwenden Sie das Suchsymbol (Lupe) und suchen Sie nach Debitoren & Verkauf Einrichtung oder Kreditoren & Einkauf Einrichtung, je nachdem, ob Sie Verkaufs- oder Einkaufsbelege anpassen möchten.
Finden Sie auf der Seite im Bereich Allgemein das Feld Belegdatum mit Buchungsdatum verknüpfen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die automatische Synchronisierung zu aktivieren.
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird bei einer Änderung des Buchungsdatums automatisch auch das Belegdatum angepasst. Umgekehrt bleibt das Buchungsdatum unverändert, wenn Sie das Belegdatum manuell ändern.
Die Einstellung Belegdatum an Buchungsdatum verknüpfen vereinfacht die Erfassung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen, indem sie das Belegdatum automatisch an das Buchungsdatum anpasst. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert und die Konsistenz der Daten verbessert.
Für Unternehmen mit standardisierten Prozessen, bei denen Beleg- und Buchungsdatum übereinstimmen sollen, ist die Aktivierung dieser Funktion sinnvoll. In Fällen, in denen das Belegdatum eigenständig bleibt, etwa für korrekte Fälligkeitsberechnungen oder besondere Buchungsanforderungen, sollte die Funktion deaktiviert werden.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzdaten präzise und nachvollziehbar bleiben und mögliche Rückfragen bei Prüfungen vermieden werden.
Da es sich um eine standardmäßige Business Central-Funktionalität handelt, stehen viele Informationen von Microsoft zur Verfügung. Schauen Sie sich zum Beispiel die folgende Webseite an:
Beleg und Buchungsdaten für Verkäufe und Einkäufe synchronisieren | Microsoft Learn
