In der IT-Abteilung ist es Ihre Aufgabe, Arbeitsprozesse für Ihre Kollegen zu vereinfachen z.B. wenn notwendigen Informationen in Belegen auszufüllt werden müssen. Wenn Sie beispielsweise an Regierungsorganisationen verkaufen, ist es zwingend erforderlich, deren Referenznummer auf Ihrer Verkaufsrechnung anzugeben, da diese sonst nicht bezahlt werden. Ein anderes Beispiel: Wenn ein Debitor einen Artikel zurücksendet, möchte das Management den Grund für die Rücksendung wissen.
Indem Sie diese Felder in den relevanten Belegen obligatorisch machen, tragen Sie dazu bei, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden, und vermeiden unnötigen Verwaltungsaufwand und Kosten.
Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie dies einfach einrichten können!
Wechseln Sie zur Freigabe Einrichtung Übersicht.
Erstellen Sie auf der sich öffnenden Seite eine neue Zeile, indem Sie im oberen Menü auf + Neu klicken.
Wählen Sie die Tabelle aus, in der Sie ein Feld als Pflichtfeld festlegen möchten. Am Beispiel der Referenznummer des Debitors sollte dies für Verkaufsbelege obligatorisch sein, wählen Sie also 36 (Verkaufskopf).
Wählen Sie als Nächstes einen Belegart aus. In diesem Beispiel möchten wir es für alle Arten von Verkaufsbelegen hinzufügen. Sie müssen jeden Typ nacheinander hinzufügen. Beginnen wir mit der Auftrag/Bestellung.
Wählen Sie eine Testfeldnr. aus, indem Sie auf die drei Punkte im Feld klicken. Wählen Sie in diesem Beispiel 11 (Ihre Referenz) aus.
Da dieses Feld nur für einige Kunden obligatorisch ist, klicken Sie unter Filter existiert auf Nein.
Klicken Sie auf der sich öffnenden Filterseite auf oben + Filter.
Markieren Sie das Feld Rech. an Deb.-Nr., geben Sie die entsprechenden Debitor-Nummern ein und klicken Sie auf OK.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 8 für jede Belegart, um das Feld „Ihre Referenz“ in allen Verkaufsdokumenten obligatorisch zu machen.
Fahren wir mit dem Beispiel des Grundes für Debitor Retouren fort und klicken Sie erneut auf + Neu, um eine neue Zeile zu erstellen.
Wählen Sie dieses Mal für Tabelle die Option 37 (Verkaufszeile) aus.
Wählen Sie Reklamation als Belegart aus.
Wählen Sie 6608 (Reklamationsgrundcode) für Testfeldnr. aus, um dieses Feld für jede Artikelzeile in einem Verkaufsreklamationsauftrag obligatorisch zu machen.
Lassen Sie uns nun einen Verkaufsauftrag erstellen, um zu sehen, was passiert, wenn wir vergessen, eines dieser Felder auszufüllen. Wechseln Sie zu Verkaufsreklamationen.
Klicken Sie im oberen Menü auf + Neu und geben Sie im sich öffnenden Fenster einen Debitorenname ein, für den das Feld „Ihre Referenz“ obligatorisch ist, sowie andere relevante Felder. Lassen Sie das Feld Ihre Referenz vorerst leer.
Wählen Sie ein Artikel im Inforegister Zeilen aus, und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Lassen Sie das Feld Reklamationsgrundcode vorerst leer.
Klicken Sie im oberen Menü unter Start auf Freigeben. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die Sie daran erinnert, das Feld „Ihre Referenz“ auszufüllen.
Schließen Sie die Benachrichtigung, indem Sie auf OK klicken und das Feld Ihre Referenz ausfüllen.
Versuchen Sie erneut, das Dokument freizugeben, um eine weitere Benachrichtigung zu erhalten, die Sie daran erinnert, das Feld „Reklamationsgrundcode“ auszufüllen.
Schließen Sie die Benachrichtigung, indem Sie auf OK klicken und den Reklamationsgrundcode für jede Artikelzeile eingeben.
Jetzt können Sie das Beleg freigeben, da alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Jetzt können Sie es Ihren Kollegen erleichtern, sich an das Ausfüllen von Pflichtfeldern zu erinnern. Während sich diese Beispiele auf Verkaufsdokumente konzentrierten, kann der gleiche Ansatz auf Einkaufs-, Umlagerungs-, Transport-, Tourzuweizung-, Wareneingangskontrolle- und Kundenlagerbelegen angewendet werden. Dies hilft, unnötigen administrativen Aufwand und Kosten über all diese Prozesse hinweg zu vermeiden!
