Als Teil der Finanzabteilung sind Sie dafür verantwortlich, Verkaufsrechnungen zu versenden und sicherzustellen, dass diese korrekt und pünktlich bezahlt werden. Dies kann eine ziemliche Herausforderung sein, zumal Ihr Unternehmen 2% Skonto für Zahlung innerhalb von 8 Tagen dem Kunden gewähren. Um die Sache noch komplizierter zu machen, sind einige Artikel nicht skontoberechtigt.
Stellen Sie sich vor, Sie versenden eine Rechnung für vier Artikel, von denen zwei nicht skontoberechtigt sind. Während der skontierte Betrag auf der Rechnung deutlich angegeben ist, kontaktiert Sie Ihr Kunde, um Ihnen mitzuteilen: „Ich glaube nicht, dass der Summe korrekt ist; wenn ich ihn berechne, ist der Skontobetrag zu gering.“ Sie erklären dem Kunden, dass der Betrag korrekt ist, da wie im Kleingedruckten auf der Rechnung vermerkt, nur zwei der Artikel skontoberechtigt sind.
Jedes Mal, wenn dies passiert, kostet es sowohl Sie als auch Ihren Kunden Zeit und führt manchmal sogar zu verspäteten Zahlungen. Es muss einen verständlicheren Weg geben, dies zu kommunizieren, oder? Schauen wir uns an, welche Möglichkeit Sie haben.
Zunächst schauen wir uns an, welche Informationen bereits auf einer Verkaufsrechnung oder Verkaufsgutschrift enthalten sind. In diesem Beispiel sehen wir uns eine Verkaufsrechnung an, die zwei Zeilen enthält, von denen nur einer für den skontoberechtigt ist. Die folgenden Informationen werden angezeigt:
Dieser Andruck ist bereits ausreichend, aber es gibt eine Möglichkeit um der Beschreibung der Zahlungsbedingungen weitere Informationen hinzuzufügen. Gehen Sie dazu auf Zahlungsbedingungen.
In dem sich öffnenden Fenster finden Sie eine Liste aller Ihrer Zahlungsbedingungen.
Für jede Zahlungsbedingung können Sie vier Beschreibungen einrichten. Zwei davon werden auf Verkaufsrechnungen und zwei auf Verkaufsgutschriften angezeigt.
In diesen Beschreibungen können Sie die folgenden Platzhalter verwenden:
| Platzhalter | Beschreibung | Erklärung |
| %1 | Skontodatum | Das Datum, bis zu dem der Rabatt gilt. |
| %2 | Skontobetrag | Der Skontobetrag. |
| %3 | Skonto % | Der Skontoprozentsatz. |
| %4 | Skontofähiger Betrag – Skonto (somit zu zahlender Betrag) | Der Betrag der Rechnung, auf den der Skonto angewendet wird, abzüglich des Skontobetrags. |
| %5 | Fälligkeitsdatum | Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden soll. |
| %6 | Gesamtbetrag inkl. MwSt. | Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich Mehrwertsteuer. |
| %7 | Skontofäghier Betrag | Der Rechnungsbetrag, auf den der Rabatt angewendet wird. |
| %8 | Gesamtbetrag inkl. MwSt. – skontofähiger Betrag | Der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer abzüglich des Rechnungsbetrags, auf den der Rabatt angewendet wird. |
| %9 | Betrag inkl. MwSt. – Skonto | Der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer abzüglich des Skontobetrags. |
In diesem Beispiel möchten wir Informationen über den skontierbaren Betrag zu Verkaufsrechnungen mit der Zahlungsfrist hinzufügen, die 2 % Skonto gewährt bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen. Für diese Zahlungsbedingung ist die Beschreibung bereits ausgefüllt (wie wir oben sehen konnten), daher füllen wir die Spalte Beschreibung 2 mit ‚Skontierbarer Betrag: %7‘ aus.
Nachdem nun Beschreibung 2 ausgefüllt ist, ändert sich die Verkaufsrechnung von oben, siehe unten.
Mit diesem zusätzlichen Beschreibungsfeld sowohl für Verkaufsgutschriften als auch für Verkaufsrechnungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungsbedingungen für Ihre Kunden so klar wie möglich beschrieben werden. Es entsteht eine Zeitersparnis für Sie und Ihre Kunden!
