Sie arbeiten in der Buchhaltung und sind für den Versand von Verkaufsrechnungen und Gutschriften zuständig. Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Kunde anruft und eine Kopie einer Rechnung anfordert, die vor Jahren verschickt wurde.
Es ist zwar einfach, die gebuchte Verkaufsrechnung in Business Central zu finden und erneut zu drucken, aber Sie werden schnell feststellen, dass die gedruckte Version nicht mit dem Original übereinstimmt. Grund dafür kann beispielsweise sein, dass in der Zwischenzeit sich die Unternehmensinformationen oder das Rechnungslayout geändert, so dass dieser Ausdruck eindeutig keine korrekte Kopie ist.
Um eine korrekte Kopie zu senden, müssen Sie die Rechnung manuell mit dem alten Layout neu erstellen, da Business Central keine Möglichkeit bietet, dies automatisch zu tun. Aber es muss doch einen besseren Weg geben, oder?
Sehen wir uns an, wie Sie mit Doc Box bereits gedruckte Berichte, wie z. B. Verkaufsrechnungen, archivieren und darauf zugreifen können!
Öffnen Sie doc.box Einrichtung.
Prüfen Sie im Reiter Allgemein, ob die beiden Felder DMS aktivieren und Belegarchivierung aktivieren ausgewählt sind.
Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an Ihren acadon Consultant.
Gehen Sie als Nächstes zu doc.box Bericht Einrichtung.
Suchen Sie die Zeile für Verkauf – Rechnung und wählen Sie in der Spalte Archivierung: Druck + Archiv aus, um automatisch eine Kopie einer gedruckten Verkaufsrechnung zum Doc Box Archiv hinzuzufügen.
Richten Sie dies auch für die Zeile Verkauf – Gutschrift ein.
Die Spalte Archivierung bei Kopiedruck kann für Verkaufsrechnungen und Gutschriften inaktiv bleiben. Es kann jedoch sinnvoll sein, diese Funktion für Verkaufsangebote zu aktivieren, z. B. um sicherzustellen, dass alle Versionen eines Verkaufsangebots im Doc Box Archiv gespeichert werden.
Mal sehen, was jetzt passiert, nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist.
Wechseln Sie zu Geb. Verkaufsrechnungen.
Öffnen Sie eine vorhandene gebuchte Verkaufsrechnung, indem Sie auf die blau unterstrichene Zahl klicken.
Klicken Sie im oberen Menü auf Start und Rechnung.
Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf Drucken.
Auf der rechten Seite im Info-Bereich finden Sie in der acadon_doc.box Factbox nun eine Kopie der gedruckten Verkaufsrechnung.
Klicken Sie auf die Zahl hinter Dokumente, um die doc.box Dokumente zu öffnen.
Um das Dokument herunterzuladen, klicken Sie im oberen Menü auf Dokument und Anzeigen.
Sie können jetzt einfach Originalkopien von alten Rechnungen oder Gutschriften versenden. Dadurch können Sie Ihre Kunden effizienter unterstützen!
