Zuerst müssen Sie festlegen, für welche Berichte eine zusätzliche, signierte oder kommentierte Kopie erwartet wird. Hierzu gehen Sie zu doc.box Bericht Einrichtung.

Finden Sie die Zeile für jeden Bericht, bei dem dies der Fall ist, und verwenden Sie den Dropdown-Pfeil in der Spalte Erwartetes Dokument anlegen, um eine der foglenden Optionen auszuwählen:

• Nie: Das ist die Standardoption. Es wird kein erwartetes Dokument erstellt.
• Druck: Beim ersten Ausdruck eines Berichts wird ein erwartetes Dokument erstellt.
• Druck (pro Kopie): Jedes Mal, wenn ein Bericht gedruckt wird, wird ein erwartetes Dokument erstellt.

Wählen Sie zum Beispiel Druck für die Berichtszeile Verkauf – Packzettel.

Mal sehen, was jetzt passiert, wenn wir ein Packzettel drucken: gehen Sie zu Verkaufsaufträge.

Klicken Sie auf + Neu, um einen neuen Verkaufsauftrag zu erstellen.

Füllen Sie die erforderlichen Felder im FastTab Allgemein aus und fügen mindestens einen Punkt im FastTab Zeilen hinzu.

Im oberen Menü klicken Sie auf Drucken/Senden und Packzettel.

Wählen Sie im geöffneten Fenster Ihren Drucker aus und klicken Sie auf Drucken.

Wie Sie sehen, wurde dem gedruckten Dokument ein Barcode hinzugefügt.

Außerdem sehen Sie in der acadon Doc Box Faktenbox des Verkaufsauftrags, dass ein erwartetes Dokument erstellt wurde.

Als Nächstes stellen Sie sich vor, das ausgedruckte Packzettel-Dokument wurde unterschrieben und Sie möchten es dem Verkaufsauftrag hinzufügen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies automatisch zu tun, je nachdem, welchen Scanner Sie verwenden:

• Moderne Scanner mit Barcode-Erkennung: Wenn Ihr Scanner Barcodes erkennt, können alle gedruckten Dokumente, wie zum Beispiel Paketzettel, auf einmal gescannt werden, wenn dies so eingerichtet ist, dass der Scanner von jeder Seite mit einem Barcode eine neue Datei erstellt! Wenn auf einer Seite kein Barcode vorhanden ist, wird er automatisch zur vorherigen Seite hinzugefügt, also in eine Datei. Alle gescannten Dateien haben die Barcode-Nummer als Namen und werden einem bestimmten Ordner hinzugefügt.
• Scanner ohne Barcode-Erkennung: Wenn Ihr Scanner Barcodes nicht erkennt, können Sie Kofax Express Desktop erwerben, um die Seiten/Dateien ähnlich zu organisieren.

Um alle Dateien im vorgesehenen Ordner zu importieren und automatisch zuzuweisen, gehen Sie zu doc.box Dokumenten Stapel Import in Business Central.

Wählen Sie Importieren und Zuweisen, für Importtyp wählen Sie Azure Dateifreigabe und klicken Sie auf OK.

Eine Benachrichtigung erscheint, die zeigt, wie viele Dateien importiert und zugewiesen wurden, danach auf OK klicken.

Kehren Sie zum zuvor erstellten Verkaufsauftrag zurück, um zu sehen, dass die Datei als Doc Box-Dokument hinzugefügt wurde.

Um zu sehen, ob alles korrekt gelaufen ist, gibt es zwei Möglichkeiten dies zu überprüfen.

• Alle Dateien, die nicht zugewiesen werden konnten, weil der Barcode beschädigt wurde oder der Bericht in Business Central nicht gefunden werden konnte, werden auf der doc.box Nicht zugeordnete Dokumente gesammelt.
• Alle erwarteten Dokumente, die noch fehlen, können gefunden werden, indem man zu doc.box Dokumente geht und den Schalter Erw. Dokumente anzeigen aktiviert.

Jetzt können Sie ganz einfach unterschriebene und annotierte Dokumente sammeln und sie mit dem entsprechenden Bericht in Business Central verknüpfen. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Informationen in Business Central gespeichert werden, was es zudem erleichtert, jeden Schritt des Prozesses zu überprüfen!