Als Vertriebsmitarbeiter verschicken Sie regelmäßig Auftragsbestätigungen, Angebote und vielleicht sogar Rechnungen an Ihre Kunden. Gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens sollte jede E-Mail, die Sie im Zusammenhang mit einem Auftrag an Ihre Kunden senden, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten. Darüber hinaus gibt es einige artikelspezifische Dokumente (z. B. eine Pflegeanleitung), die Sie jeder E-Mail an Kunden, die diesen Artikel kaufen, hinzufügen sollten.
Das Hinzufügen dieser Dokumente nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern man vergisst sie auch regelmäßig, was bedeutet, dass man eine zusätzliche E-Mail versenden muss. Es muss doch einen einfacheren Weg geben, oder?
Schauen wir uns einmal an, wie man automatische Anhänge einrichtet!
Es gibt zwei verschiedene Arten von Standardanhängen: allgemeine Anhänge, die mit jeder E-Mail versandt werden sollten, und artikelspezifische Anhänge, die sich auf einen bestimmten Artikel(bzw. Kategorie) beziehen. Wir beginnen mit der Einrichtung von allgemeinen Anhängen, indem wir zur doc.box Bericht Einrichtung gehen.
Hier wählen Sie den Bericht aus, dem Sie das AGB-Dokument hinzufügen möchten, z. B. Verkauf – Angebot, indem Sie auf die Zeile klicken. Im Menü klicken Sie auf Zugehörig und Berichtsauswahl, um das Fenster doc.box Berichtsauswahl zu öffnen.
Wählen Sie in der Spalte Art die Option Datei und klicken Sie auf die drei Punkte im Feld der Spalte Code, um das Fenster doc.box Mailanhänge zu öffnen. Um einen neuen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf + Neu.
Wählen Sie einen Kurzcode für die Datei, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf die blaue Linie unter Dateinamen. Importieren Sie die Datei, indem Sie sie in dem Feld ablegen oder Ihren PC durchsuchen, und klicken Sie auf OK, um zum Fenster doc.box Berichtsauswahl zurückzukehren.
Wählen Sie den Code des Dokuments mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. In der Spalte Standard Auswahlwert können Sie zwischen drei Optionen wählen:
Wenn Sie nun ein Verkaufsangebot versenden, werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen automatisch hinzugefügt, wie Sie unten sehen können.
Als Nächstes sehen wir uns an, wie wir artikelspezifische Anhänge einrichten. Sie können dies pro Artikel oder Artikelkategorie einrichten, beides mit der Aktion Anhang Zuordnung. Im Menü Artikelkarte finden Sie diese Aktion unter Zugehörig, acadon_doc.box. In der Liste Artikelkategorien finden Sie die Aktion im Hauptmenü. Wenn Sie auf die Aktion klicken, öffnet sich das Fenster doc.box Mailanhang Zuordnung.
Klicken Sie auf den Pfeil unter der Spalte Mail Anhangcode, um Ihre vorhandenen Anhangsdateien auszublenden. Klicken Sie auf + Neu, um eine neue Datei auf ähnliche Weise wie zuvor hinzuzufügen, siehe Schritt 4.
Wie zuvor können Sie wählen, ob die Datei optional oder nicht standardmäßig angehängt werden soll, indem Sie den entsprechenden Standard Auswahlwert auswählen. Für dieses Wartungsdokument wählen wir den Wert Ja.
Wenn Sie nun ein Verkaufsangebot (oder ein anderes Dokument) per E-Mail mit diesem spezifischen Artikel(bzw. Kategorie) versenden, wird der Wartungsleitfaden standardmäßig hinzugefügt, kann aber auch gelöscht werden (siehe unten).
In diesem Beispiel geht es zwar um Verkaufsdokumente, aber Sie können dies auch für alle anderen Dokumente tun. Beim Versand einer Einkaufsanfrage könnten Sie zum Beispiel eine Qualitätsrichtlinie für ein Produkt hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle Lieferanten genau das Produkt herstellen, das Sie verkaufen. Oder Sie könnten in Zukunft einen Fragebogen an Ihre Lieferanten senden, in dem Sie sie um die Angabe von Referenznummern zur Einhaltung der EUDR bitten. Die Möglichkeiten sind endlos!
