Als medewerker in de verkoop of inkoop werk je dagelijks met documenten zoals facturen, offertes of orders in Business Central. Vaak voer je een documentdatum in die afwijkt van de boekingsdatum, bijvoorbeeld omdat een factuur met terugwerkende kracht wordt geboekt of een offerte weken nadat deze is gemaakt, wordt geaccepteerd. Deze verschillen kunnen leiden tot fouten, vragen van auditors of afgewezen boekingen als de boekingsdatum in een gesloten periode valt.
Voordat we ingaan op hoe we dit kunnen instellen, laten we beginnen met waarom deze twee datums bestaan en wat het verschil tussen beide is. In Business Central hebben beide velden verschillende doelen.
De Documentdatum komt overeen met de datum op het externe document (bijv. op de leveranciersfactuur of klantenfactuur). Het wordt gebruikt voor de berekening van vervaldata en contante kortingen, maar ook voor auditdoeleinden (transactiedatum vanuit een extern perspectief).
De Boekingsdatum daarentegen geeft aan wanneer de transactie in de boekhouding wordt geregistreerd. Het is van invloed op de boekingsperiode en de fiscale behandeling, evenals op de financiële rapportage.
Stel je voor, een leverancier stuurt een factuur uit op 25 april (documentdatum). Deze wordt geboekt op 2 mei (boekingsdatum). Beide data zijn correct, maar verschillend.
Laten we eens kijken hoe we deze verschillen kunnen vermijden door de instelling Documentdatum koppelen aan boekingsdatum te gebruiken. Hiermee wordt de Documentdatum automatisch ingesteld op de boekingsdatum zodra je de Boekingsdatum wijzigt.
Ga naar Verkoopinstellingen of Inkoopinstellingen, afhankelijk van of je verkoop- of inkoopdocumenten wilt aanpassen.
Zoek op de pagina in het sneltabblad Algemeen het veld Documentdatum koppelen aan boekingsdatum.
Activeer de schakelaar om automatische synchronisatie in te schakelen.
Als dit veld is ingeschakeld, wordt de Documentdatum automatisch aangepast door de Boekingsdatum te wijzigen. De Boekingsdatum blijft ongewijzigd wanneer je de Documentdatum handmatig aanpast.
De instelling Documentdatum koppelen aan boekingsdatum vereenvoudigt de invoer van verkoop- en inkoopdocumenten door de documentdatum automatisch aan te passen aan de boekingsdatum. Dit vermindert handmatige fouten en verbetert de consistentie van de gegevens. Voor bedrijven met gestandaardiseerde processen waarbij document- en boekingsdatums moeten overeenkomen, is het raadzaam om deze functie te activeren. In gevallen waarin de documentdatum onafhankelijk blijft, bijvoorbeeld voor correcte berekeningen van de vervaldatum of speciale boekingsvereisten, moet de functie worden uitgeschakeld. Dit zorgt ervoor dat je financiële gegevens nauwkeurig en traceerbaar blijven en dat mogelijke auditvragen worden vermeden.
Aangezien dit een standaard Business Central-functionaliteit is, is er veel informatie beschikbaar bij Microsoft. Zie bijvoorbeeld de volgende webpagina:
Document- en boekingsdatums synchroniseren voor verkopen en inkopen | Microsoft Learn
