Als je op de IT-afdeling werkt, is het jouw rol om het collega’s zo gemakkelijk mogelijk te maken om alle benodigde informatie op documenten in te vullen. Als je bijvoorbeeld aan overheidsorganisaties verkoopt, is het verplicht om hun referentienummer op jouw verkoopfactuur te vermelden, anders betalen ze deze niet. Een ander voorbeeld: wanneer een klant een artikel retourneert, wil het management de reden van de retourzending weten.
Door deze velden verplicht te stellen op de relevante documenten, help je ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt vergeten, waardoor onnodig administratief werk en kosten worden voorkomen.
Laten we eens kijken hoe je dit eenvoudig kunt instellen!
Ga naar de Vrijgave instellingen lijst.
Maak op de pagina die wordt geopend een nieuwe regel door in het bovenste menu op + Nieuw te klikken.
Selecteer de Tabel waarvoor je een veld verplicht wilt maken. Kijkend naar het voorbeeld van het referentienummer van de klant, zou dit verplicht moeten zijn voor Verkoopdocumenten, dus selecteer 36 (Verkoopkop).
Kies vervolgens een Document soort. In dit voorbeeld willen we het toevoegen voor alle soorten Verkoopdocumenten. Elk type moet één voor één toegevoegd worden. Laten we beginnen met Order.
Selecteer een Test veldnr. door op de drie puntjes in het veld te klikken. Selecteer voor dit voorbeeld 11 (Uw referentie).
Aangezien dit veld slechts voor sommige klanten verplicht is, klik je op Nee onder Filter bestaat.
Klik op de Filterpagina die wordt geopend op de bovenste + Filteren.
Selecteer het veld Orderklantnr., vul de relevante klantnummers in en klik op OK.
Herhaal stap 1 tot en met 8 voor elke document soort om het veld “Uw referentie” verplicht te stellen voor alle Verkoopdocumenten.
Ga verder met het voorbeeld van de reden voor retourzendingen van klanten, klik nogmaals op + Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.
Selecteer deze keer voor Tabel 37 (Verkoopregel).
Selecteer Retourorder als Document soort.
Selecteer 6608 (Retourreden) voor Test veldnr. om dit veld verplicht te stellen voor elke artikelregel in een Verkoopretourorder.
Laten we nu een Verkoopretourorder maken om te zien wat er gebeurt als we vergeten een van deze velden in te vullen. Ga naar Verkoopretourorders.
Klik op + Nieuw in het bovenste menu en vul in het geopende venster een Klantnaam in waarvoor het veld Uw referentie verplicht is, evenals andere relevante velden. Laat het veld Uw referentie voorlopig leeg.
Selecteer een Artikel in het sneltabblad Regels en vul de benodigde velden in. Laat het veld Retourreden voorlopig leeg.
Klik in het bovenste menu, onder Start, op Vrijgeven. Er verschijnt een melding om je eraan te herinneren dat je het veld “Uw referentie” moet invullen.
Sluit de melding door op OK te klikken en vul het veld Uw referentie in.
Probeer het document opnieuw vrij te geven om een nieuwe melding te krijgen, deze keer om je eraan te herinneren het veld “Retourreden” in te vullen.
Sluit de melding door op OK te klikken en vul de Retourreden in voor elke Artikelregel.
Nu kun je het document Vrijgeven, aangezien alle verplichte velden zijn ingevuld.
Nu kun je het je collega’s gemakkelijker maken om te onthouden welke verplichte velden ze moeten invullen. Hoewel deze voorbeelden gericht waren op Verkoopdocumenten, kan dezelfde aanpak worden toegepast op Inkoop-, Transfer-, Transport-, Route-, Kwaliteits- en Klantvoorraaddocumenten. Dit helpt om onnodig administratief werk en kosten in al deze processen te voorkomen!
