Als verkoper ben je verantwoordelijk voor een klant die altijd een specifiek document bij de factuur nodig heeft, zoals de ondertekende inkooporder. Met de ondersteuning van de financiële afdeling kun je gebruik maken van een setup en zelfs gebruik maken van de functie dat een factuur niet via Verzamelfacturering kan worden aangemaakt als de bijlage ontbreekt in de Verkooporder. Dit voorkomt dat de factuur door de klant wordt afgewezen omdat het verplichte bestand ontbreekt.
Laten we de setup uitvoeren en het proces bekijken!
Open de Klantenkaart van deze specifieke klant voor de setup.
Ga in het hoofdmenu naar Gerelateerd > acadon_dox.box > Factuur bijlagen.
Selecteer op de pagina doc.box factuur bijlagen bijvoorbeeld de volgende Afdeling en Klasse code en sluit de pagina.
Als de financiële afdeling vanaf nu de functie Verzamelfacturering gebruikt en deze klant wordt opgenomen in de run, werkt dit alleen als de bijlage is ingevoerd in de doc.box van de Verkooporder.
Anders zie je in de Factuurdetails van de Verkooporder dat Verkoopfactuur geblokkeerd is geactiveerd en dat de Reden voor factuur blokkade is gevuld met: Factuur bijlagen niet volledig.
Voeg in dat geval het gewenste document toe aan de acadon_doc.box. Gebruik hiervoor de Drop Zone in de FactBox of ga in het bovenste menu naar Gerelateerd > acadon_dox.box > Bestand importeren.
Daarna wordt de doc.box index geopend. Daar dienen de Afdeling en Klasse worden ingevuld zoals in de setup uit stap 3.
Als laatste stap moet de schakelaar Verkoopfactuur geblokkeerd worden gedeactiveerd en kan de financiële afdeling de Verzamelfacturering opnieuw uitvoeren.
Nu kan je klant geen facturen weigeren omdat er bijlagen ontbreken, en vermijd je het versturen van facturen zonder verplichte bestanden. Het proces stroomlijnt voor zowel jou als je klant, bespaart tijd en elimineert frustratie.
