Eerst moet je instellen voor welke rapporten je een extra ondertekende of geannoteerde kopie verwacht. Om dit te doen, ga naar doc.box rapportinstellingen.

Zoek de regel voor elk rapport waarvoor dit het geval is en gebruik de dropdownpijl in de kolom Verwacht document aanmaken om een van deze opties te selecteren:

• Niet: Dit is de standaardoptie. Er wordt geen verwacht document aangemaakt.
• Afdrukken: De eerste keer dat een rapport wordt geprint, wordt een verwacht document aangemaakt.
• Afdrukken (per exemplaar): Elke keer dat een rapport wordt afgedrukt, wordt er een verwacht document aangemaakt.

Selecteer bijvoorbeeld Afdrukken voor de rapportregel Verkoop – Pickbon.

Laten we eens kijken wat er nu gebeurt als we een Pickbon afdrukken, ga naar Verkooporders.

Klik + Nieuw om een nieuwe Verkooporder aan te maken.

Vul de vereiste velden in het sneltabblad Algemeen en voeg ten minste één Artikel toe in het sneltabblad Regels.

Klik in het bovenste menu op Afdrukken/verzenden en Pickbon.

Selecteer in het geopende venster je Printer en klik op Afdrukken.

Zoals je kunt zien, is er een barcode toegevoegd aan het geprinte document.

Bovendien zie je in de acadon_doc.box Factbox van de Verkooporder dat er een Verwacht Document is aangemaakt.

Stel je vervolgens voor dat het geprinte document is ondertekend en je het wilt toevoegen aan de Verkooporder. Er zijn twee manieren om dit automatisch te doen, afhankelijk van de scanner die je hebt.

• Moderne scanners met barcodeherkenning: Als je scanner barcodes kan herkennen, kun je alle geprinte documenten, zoals Pickbonnen, tegelijk scannen als je hebt ingesteld dat de scanner van elke pagina met een barcode een nieuw bestand aanmaakt. Als er geen barcode op een pagina staat, wordt deze automatisch toegevoegd aan de vorige pagina, in één bestand. Alle gescande bestanden krijgen het barcodenummer als naam en worden toegevoegd aan één aangewezen map.
• Scanners zonder barcodeherkenning: Als je scanner barcodes niet herkent, kun je Kofax Express Desktop kopen om de pagina’s/bestanden op een vergelijkbare manier voor jou te organiseren.

Om alle bestanden in de aangewezen map automatisch toe te wijzen, ga je naar doc.box batch import in Business Central.

Selecteer Importeren en Toewijzen, kies in Import Soort voor Azure File Share en klik op OK.

Er verschijnt een melding met hoeveel bestanden er zijn geïmporteerd en hoeveel bestanden zijn toegewezen, klik op OK.

Ga terug naar de eerder aangemaakte Verkooporder om te zien dat het bestand is toegevoegd als een Doc Box-document.

Om te zien of alles goed is gegaan, zijn er twee punten om te controleren.

• Bestanden die niet konden worden toegewezen omdat de barcode beschadigd was of het rapport niet te vinden is in Business Central, worden verzameld op de pagina doc.box nog toe te wijzen documenten.
• Alle verwachte documenten die nog ontbreken, kun je vinden door naar doc.box documenten te gaan en de schakelaar Verwacht documenten tonen te activeren.

Nu kun je eenvoudig ondertekende en geannoteerde documenten verzamelen en deze koppelen aan het relevante rapport in Business Central. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat alle informatie in Business Central wordt opgeslagen, waardoor het eenvoudiger wordt om elke stap van het proces na te kijken!