Als vertegenwoordiger verstuur je regelmatig orderbevestigingen, offertes en misschien zelfs facturen naar je klanten. Volgens het beleid van je bedrijf moet elke e-mail die naar klanten wordt gestuurd met betrekking tot bestellingen de algemene voorwaarden bevatten. Bovendien zijn er enkele artikel-specifieke documenten (bijvoorbeeld een onderhoudshandleiding) die je moet toevoegen aan elke e-mail naar klanten die dit artikel kopen.
Het toevoegen van deze documenten kost niet alleen veel tijd, je vergeet ze ook regelmatig, waardoor je een extra e-mail moet versturen. Dat moet toch makkelijker kunnen?
Laten we eens kijken hoe je automatische bijlagen kunt instellen!
Er zijn twee verschillende soorten standaardbijlagen. Algemene bijlagen die met elke e-mail moeten worden meegestuurd & artikel-specifieke bijlagen die gerelateerd zijn aan een bepaald artikel(categorie). We beginnen met het instellen van algemene bijlagen door naar de doc.box rapportinstellingen te gaan.
Hier selecteer je het rapport waaraan je het algemene voorwaarden document wilt toevoegen, bijvoorbeeld de Verkoop – Offerte, door op de regel te klikken. In het menu klik je op Gerelateerd en Rapportselectie om het venster doc.box rapportselecties te openen.
Kies File in de kolom Soort en klik op de drie punten in het veld van de kolom Code om het venster doc.box mail bijlagen te openen. Klik op + Nieuw om een nieuwe bijlage toe te voegen.
Kies een korte code voor het bestand, voeg een omschrijving toe en klik op de blauwe lijn onder Bestandsnaam. Importeer het bestand door het in het vierkant neer te zetten of door op je pc te bladeren en klik op OK om terug te keren naar het venster doc.box rapportselecties.
Kies de code van het algemene voorwaarden document. In de kolom Selectie init waarde kun je kiezen uit drie opties:
Wanneer je nu een Verkoopofferte verstuurt, worden de Algemene voorwaarden automatisch toegevoegd, zoals je hieronder kunt zien.
Laten we nu eens kijken hoe we artikel-specifieke bijlagen kunnen instellen. Je kunt dit instellen per Artikel of Artikelcategorie, beide met de actie Bijlage toewijzing. In het Artikelkaart-menu vind je deze actie onder Gerelateerd, acadon_doc.box. In de lijst Artikelcategorieën vind je de actie in het hoofdmenu. Door op de actie te klikken opent het doc.box toegewezen bestanden venster.
Klik op het pijltje onder de kolom Bijlagecode om je bestaande bijlagebestanden uit te klappen. Klik op + Nieuw om een nieuw bestand toe te voegen op dezelfde manier als voorheen, zie stap 4.
Net als voorheen kun je kiezen of het bestand optioneel of standaard wordt bijgevoegd door de bijbehorende Selectie init waarde te selecteren. Voor dit onderhoudsdocument kiezen we de waarde Ja.
Wanneer je nu een Verkoopofferte (of een ander document) via e-mail verstuurt met dit specifieke artikel(categorie), wordt de onderhoudsgids standaard toegevoegd, maar deze kan eenvoudig worden verwijderd, zoals hieronder te zien is.
In dit voorbeeld keken we naar verkoopdocumenten, maar je kunt dit ook doen voor alle andere documenten. Wanneer je bijvoorbeeld een Inkooporder verstuurt, kun je een kwaliteitsrichtlijn voor een product toevoegen om ervoor te zorgen dat alle leveranciers het exacte product maken dat je verkoopt. Of je kunt in de toekomst een vragenlijst naar je leveranciers sturen, waarin je vraagt om referentienummers om te voldoen aan de EUDR. De mogelijkheden zijn eindeloos!
