Als financiële professional word je vaak gevraagd om regelmatig hetzelfde rapport te verstrekken, zoals maandelijkse debiteurenoverzichten of wekelijkse voorraadupdates. Zonder automatisering betekent dit dat hetzelfde rapport iedere keer handmatig moet worden uitgevoerd, wat tijd kost en het risico vergroot dat deadlines worden gemist of verouderde informatie wordt verzonden.
Je kunt dit repetitieve werk vermijden door rapporten zo in te stellen dat ze automatisch worden uitgevoerd. Eenmaal gepland, wordt het rapport om de zoveel tijd gegenereerd en rechtstreeks in de rapportinbox van de gebruiker afgeleverd. Dit zorgt ervoor dat de juiste gegevens altijd op tijd beschikbaar zijn.
Laten we eens kijken hoe je dit kunt inrichten!
Open je Rolcentrum in Business Central en controleer of de sectie Rapportinbox zichtbaar is. Als dit gedeelte verborgen en niet zichtbaar is, kun je het zichtbaar maken door het Rolcentrum te Personaliseren.
Gebruik de zoekbalk om een rapport te vinden dat je regelmatig wilt ontvangen, zoals het Klant – Top 10 rapport, en open het.
Selecteer linksonder de optie Verzenden naar.
Selecteer in het menu de optie Plannen. Er wordt een nieuw venster geopend voor het plannen van een rapport.
In dit scherm kun je plannen wanneer het rapport automatisch, met regelmatige tussenpozen, wordt uitgevoerd. Vul in het veld Formule voor volgende uitvoeringsdatum een herhalingsformule in om het interval te bepalen, zoals:
Stel de Vroegste begindatum/-tijd in om aan te geven wanneer het schema moet beginnen. Je kunt ook een Verloopdatum/-tijd invoeren als de planning alleen voor een specifieke periode van toepassing moet zijn (bijvoorbeeld voor een project of boekjaar). Als je geen Verloopdatum/-tijd invoert, wordt het rapport voor onbepaalde tijd uitgevoerd.
Bevestig je selectie door op OK te klikken.
Vanaf nu wordt het rapport automatisch gegenereerd en in de Rapportinbox in jouw Rolcentrum geplaatst.
Met deze functie kunnen regelmatig benodigde rapporten in Business Central efficiënt worden geautomatiseerd. Dit bespaart tijd, vermindert handmatige stappen en zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd op tijd beschikbaar is.
