Als onderdeel van de financiële afdeling ben jij verantwoordelijk voor het versturen van verkoopfacturen en zorg je ervoor dat deze correct en op tijd worden betaald. Dit kan een hele uitdaging zijn, vooral omdat jouw bedrijf een korting van 2% biedt als klanten binnen acht dagen betalen. Om de zaken nog ingewikkelder te maken, komen sommige artikelen niet in aanmerking voor deze korting.
Stel je voor dat je een factuur stuurt voor vier artikelen, waarvan er twee niet in aanmerking komen voor de korting. Hoewel het kortingsbedrag duidelijk op de factuur wordt vermeld, neemt de klant contact met je op en zegt: ‘Ik denk niet dat het kortingsbedrag correct is; als ik het uitreken is de korting te laag.’ Je moet dan uitleggen dat, zoals vermeld in de kleine lettertjes op de factuur, slechts twee van de artikelen in aanmerking komen voor de korting, dus dat het bedrag klopt.
Elke keer dat dit gebeurt, kost het tijd voor zowel jou als je klant, wat soms zelfs leidt tot late betalingen. Er moet een duidelijkere manier zijn om dit te communiceren, toch? Laten we eens kijken hoe dit gedaan kan worden.
Allereerst bekijken we welke informatie er al op een Verkoopfactuur of Verkoopcreditnota staat. In dit voorbeeld kijken we naar een Verkoopfactuur die twee artikelen bevat, waarvan er één in aanmerking komt voor de betalingskorting en de andere niet.
De volgende informatie wordt weergegeven:
Hoewel je zou kunnen zeggen dat deze informatie voldoende is, is er een optie om meer informatie toe te voegen aan de beschrijving van de betalingsconditie. Ga hiervoor naar Betalingscondities.
In het venster dat wordt geopend, vind je een lijst met al je Betalingscondities.
Voor elke Betalingsconditie kun je vier Omschrijvingen instellen. Twee daarvan worden weergegeven op Verkoopfacturen en twee op Verkoopcreditnota’s.
In deze Omschrijvingen kun je de volgende plaatsaanduidingen gebruiken:
| Plaatsaanduiding | Beschrijving | Uitleg |
| %1 | Datum Betalingskorting | De datum tot wanneer de korting geldt. |
| %2 | Betalingskorting | Het bedrag van de betalingskorting. |
| %3 | Betalingskorting % | Het percentage van de betalingskorting. |
| %4 | Bedrag met korting – Betalingskorting | Het bedrag van de factuur waarop de korting van toepassing is minus het bedrag van de betalingskorting. |
| %5 | Vervaldatum | De uiterlijke datum wanneer de factuur betaald moet worden. |
| %6 | Bedrag incl. BTW | Het totaalbedrag van de factuur, inclusief BTW. |
| %7 | Bedrag met korting | Het bedrag van de factuur waarop de korting van toepassing is. |
| %8 | Bedrag incl. BTW – Bedrag met korting | Het totaalbedrag van de factuur, inclusief BTW, minus het bedrag van de factuur waarop de korting van toepassing is. |
| %9 | Bedrag incl. BTW – Betalingskorting | Het totaalbedrag van de factuur, inclusief BTW, minus het bedrag van de betalingskorting. |
In dit voorbeeld willen we informatie over het Bedrag met korting toevoegen aan Verkoopfacturen met de Betalingsconditie die een korting van 2% geeft als je binnen 8 dagen betaalt. Voor deze Betalingsconditie is de Omschrijving al ingevuld (zoals we hierboven konden zien), dus vullen we de kolom Omschrijving 2 in met ‘Bedrag met korting: %7’.
Nu Omschrijving 2 is ingevuld verandert de bovenstaande Verkoopfactuur als volgt.
Met dit extra Omschrijvingsveld voor zowel Verkoopcreditnota’s als Verkoopfacturen kun je ervoor zorgen dat je betalingscondities zo duidelijk mogelijk worden beschreven voor je klanten. Tijdwinst voor jou en je klanten!
