Op de financiële afdeling ben je verantwoordelijk voor het verwerken van alle facturen en de betalingen ervan. Het versturen van herinneringen voor openstaande verkoopfacturen of het contacteren van een leverancier over openstaande inkoopfacturen maakt allemaal deel uit van je werk.
Soms komt er echter een probleem naar voren met betrekking tot een factuur. Een klant klaagt bijvoorbeeld over het niet ontvangen van de juiste hoeveelheid goederen. Zolang dit geschil niet is opgelost, wil je geen herinneringen sturen over die verkoopfactuur.
Aan de andere kant kun je bij het ontvangen van een inkoopfactuur een fout opmerken. Ook al wil je de factuur nu al boeken, wil je deze pas betalen als de fout is opgelost.
Je zou natuurlijk kunnen proberen de facturen met onopgeloste problemen te onthouden, maar zou het niet gemakkelijker zijn als je ze op de een of andere manier zou kunnen markeren?
Laten we eens kijken hoe je dat doet!
Begin met het instellen van Dispuutcodes om verschillende problemen te definiëren die zich kunnen voordoen voor facturen.
Ga naar Dispuutcodes.
Klik op + Nieuw om een nieuwe regel aan te maken.
Vul alle velden in, bijvoorbeeld als volgt:
Herhaal stap 3 en 4 totdat je alle problemen hebt aangemaakt die zich kunnen voordoen. Je kunt in de toekomst altijd meer Dispuutcodes toevoegen.
Stel je nu voor dat een klant je belt over een factuur die hij heeft ontvangen. Tijdens het transport zijn sommige goederen beschadigd geraakt, waardoor ze niet overeenkomen met de factuur. Om deze factuur te markeren, begin je op het Klantendashboard.
Stel een filter in op het betreffende Klantnr. en klik in het bovenste menu op Start en vervolgens op Open posten analyse.
Zoek de openstaande Verkoopfactuur en kies in die regel de Dispuutcode in die kolom. De Dispuutcode vervaldatum wordt automatisch ingevuld, op basis van de instellingen voor deze Dispuutcode. Dit is de datum waarop je verwacht dat er overeenstemming is bereikt over een oplossing voor het probleem.
Zolang een Dispuutcode is ingevuld, zal het Aanmaningsniveau van deze Verkoopfactuur niet stijgen.
Stel je vervolgens voor dat je een factuur krijgt van een leverancier die onjuist is. Om deze Inkoopfactuur te kunnen boeken zonder deze klaar te maken voor betaling, stel je als volgt een Dispuutcode in.
Ga naar Inkoopfacturen.
Open de betreffende Inkoopfactuur door op het blauw onderstreepte nummer te klikken.
Selecteer op het sneltabblad Factuurdetails de Dispuutcode.
Boek de Inkoopfactuur door in het bovenste menu onder Start op Boeken te klikken en vervolgens op Ja te klikken.
Zodra je een oplossing hebt bereikt met de leverancier, kun je de geboekte Inkoopfactuur als volgt voorbereiden voor betaling.
Ga naar Leveranciersposten.
Klik in het bovenste menu op Lijst bewerken.
Zoek de regel van de relevante geboekte inkoopfactuur en verwijder de waarde in de kolom Dispuutcode.
De Dispuutcode maakt het gemakkelijker om facturen met onopgeloste problemen bij te houden. Voor zowel Verkoop- als Inkoopfacturen maakt dit het leven van de financiële afdeling gemakkelijker.
