Of je nu toezicht houdt op de voorraad in het magazijn of werkt op de financiële administratie, een deel van je werk bestaat uit het bijhouden van een overzicht van alle gegevens en het beantwoorden van vragen over deze gegevens van je collega’s of managers.
Stel je voor dat je de magazijnbeheerder bent en de algemeen directeur van je bedrijf maakt zich zorgen over de hoeveelheid goederen die klanten terugsturen. Hij vraagt je een overzicht te maken van alle goederen die klanten terugsturen, om te zien welke producten het grootste probleem vormen.
Aangezien je deze vraag al eerder hebt gekregen, weet je precies waar je moet beginnen. Je exporteert de lijst met Artikelposten van Business Central naar Excel. In Excel verwijder je alle irrelevante kolommen, je maakt het specifieke overzicht en stuurt het door naar de algemeen directeur. Na een paar dagen vraagt hij echter om wat extra informatie: de reden waarom deze goederen zijn teruggestuurd.
Aangezien dit geen deel uitmaakte van de eerste analyse, is de enige manier om deze informatie toe te voegen het opnieuw exporteren van de gegevens naar Excel en de kolom Retourreden te laten staan. Je manager is tevreden met het overzicht en vraagt je om het elke maand toe te sturen om wijzigingen bij te houden. Alsof je nog niet genoeg op je bord had, heb je nu een extra maandelijkse terugkerende taak.
Laten we eens kijken hoe je dit met de analysemodus in Business Central een eenmalige taak kunt maken!
Open de lijstpagina van waaruit je gegevens wilt analyseren. Laten we het bovenstaande voorbeeld gebruiken en de lijst Artikelposten openen.
Voeg indien nodig velden toe door de pagina te personaliseren. In dit voorbeeld voegen we het veld Retourreden toe.
Kies in de actiebalk boven aan de pagina de knop Analysemodus openen om de analysemodus in te schakelen.
De analysemoduspagina die wordt geopend, is verdeeld in verschillende gebieden, die je hieronder kunt zien.
Gebruik de verschillende gebieden om gegevens te manipuleren, samen te vatten en te analyseren. In dit voorbeeld beginnen we bij het menu Kolommen en verwijderen we alle kolommen door het vakje naast het veld Zoeken aan de rechterkant te selecteren.
Sleep nu de velden Retourreden en Boekingsdatum maand naar het Rijgroepen gebied, in die volgorde.
Sleep vervolgens de velden Aantal en Tot. werk. kosten naar het Waarden gebied.
Voeg alle andere velden toe die je in de analyse wilt en activeer ze in het Kolommen gebied. Je kunt bijvoorbeeld de velden Boekingsdatum, Documenttype, Artikelnr. en Documentnr. toevoegen.
Om analyses in de toekomst te herkennen, kun je het tabblad Analyse een andere naam geven. In dit voorbeeld hernoemen we het tabblad naar Returned items by return reason. Wanneer je nu terugkeert naar de analysemodus op deze pagina, worden de tabbladen die je hebt gemaakt precies zo weergegeven als je ze hebt achtergelaten, totdat je ze verwijdert.
Nu je de analyse hebt gemaakt, kun je deze eenvoudig delen met alle collega’s die geïnteresseerd zijn. Alleen ontvangers die toestemming hebben voor het bedrijf en de gegevens kunnen de link gebruiken. In dit voorbeeld wil je de link delen met je algemeen directeur, wat je als volgt kunt doen: Selecteer op het analyse tabblad de pijl omlaag en vervolgens Koppeling kopiëren.
Het venster Koppeling naar <tabbladnaam> wordt geopend. Standaard wordt de analyse die je deelt gekoppeld aan het huidige bedrijf waarin je werkt. Als je een koppeling naar een analyse wilt verzenden die niet is gekoppeld aan een specifiek bedrijf, stel je het veld Bedrijf: in op Niet koppelen aan een specifiek bedrijf.
Selecteer Kopiëren om de link te kopiëren en te plakken in een e-mail of Teams-bericht aan je algemeen directeur.
Ontvangers kunnen de koppeling openen. Ze worden gevraagd een naam op te geven voor het nieuwe analysetabblad dat ze maken. Vanaf nu zien ze in hun Business Central-omgeving wijzigingen in de analyse, zonder het aan jou te vragen.
Wanneer jij of iemand anders nu een snelle analyse ter plekke nodig heeft om een vraag te beantwoorden, kun je die direct in Business Central uitvoeren. Kijk eens rond in de pagina’s die je het meest gebruikt om de mogelijkheden van de analysemodus te ontdekken.
Omdat dit een standaard Business Central-functionaliteit is, is er veel informatie van Microsoft beschikbaar. Hier vind je meer informatie over de analysemodus in het algemeen, de analyse-assistent Copilot en voorbeelden voor verschillende functionele gebieden, zoals financiën, verkoop, inkoop, voorraadbeheer en duurzaamheid.
