“Kunnen we ons de investering veroorloven?”

Deze vraag stelt Boris Boss me graag als er grotere investeringen nodig zijn. Als boekhouder vertrouw ik liever niet op mijn onderbuikgevoel. Maar ook in het dagelijks leven van een ondernemer is het altijd goed om de financiën in de gaten te houden. Mijn adviseur van acadon heeft me laten zien hoe ik daarvoor eenvoudig de Cashflowmodule van Microsoft Dynamics 365 Business Central  kan gebruiken.

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt de Cashflowmodule zich bezig met geldstromen. Ik zet alle inkomsten en uitgaven van ons bedrijf tegenover elkaar en bepaal aan de hand daarvan vervolgens de betalingsoverschotten (of eventueel de tekorten). Vroeger moest ik daarvoor urenlang rekenen, of werkte ik met grote Excel-spreadsheets. Met de Cashflowmodule gaat dat veel sneller.

Met een normaal rekeningenschema stel ik een cashflow-rekeningenschema op, waarin ik aangeef met welke gegevens rekening moet worden gehouden: bijvoorbeeld inkoop- en verkoopinformatie, bankrekeningen en geplande aankopen van vaste activa. Heeft u, net zoals wij, te maken met regelmatige stortingen en opnames, zoals huurinkomsten of lonen? Met één klik stel ik deze repeterend in en komen ze zelfs periodiek in de evaluatie naar voren.

Weet u wat ik nu zo bijzonder praktisch vind? Microsoft Dynamics Business Central 365 kent onze klanten en weet ook wie van hen zijn rekeningen rechtstreeks betaalt of wie wacht tot de deadline. Er wordt automatisch rekening gehouden met een gemiddelde betalingsperiode. Heeft u met uw klant voor een grote bestelling een langere betalingsperiode afgesproken? Geen probleem, dan kunt u de gegevens dienovereenkomstig aanpassen.

Nadat alle ter zake doende gegevens zijn gedefinieerd, worden door de Cashflowmodule de planningsregels gecreëerd. Natuurlijk worden die door mij dan nog gecontroleerd – zelfs professionals kunnen fouten maken – en indien nodig gecorrigeerd. Vervolgens leg ik nog de evaluatieperiode vast: voor grote investeringen kijk ik naar het gehele boekjaar, voor de dagelijkse gang van zaken maak ik graag gebruik van balansdatums. Dan begin ik met de evaluatie:

Voorbeeld houdt alleen rekening met januari en februari

Boris Boss is echter meer een visueel ingesteld persoon. Daarom laat ik hem ook de grafische weergave zien zoals ik die in het Rollencenter krijg aangereikt.

Voorbeeld houdt alleen rekening met januari en februari

Met de Cashflowmodule kunnen Boris Boss en ik de financiële situatie van ons bedrijf op elk moment gefundeerd beoordelen – zonder dat daarvoor lange berekeningen nodig zijn.

Laat u ook adviseren door de competente adviseurs van acadon over hoe wij u kunnen ondersteunen bij uw boekhouding.