Fotodokumentation

acadon_photo.doc Fotodokumentation – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Am besten, es passiert nicht: Eine Lieferung kommt unvollständig oder beschädigt beim Empfänger an. Die Fotodokumentation erfordert natürlich zusätzlichen Zeitaufwand, ist aber gleichzeitig oft die einzige Möglichkeit, den ordnungsgemäßen Zustand der Packstücke während der gesamten Prozesskette, vom Liefereingang, über die ordnungsgemäße Verpackung bis hin zur Auslieferung, transparent und vollständig für alle Beteiligten zu dokumentieren. Der Lieferschein ist das Dokument, das über gelieferte Waren Auskunft gibt. Das ist der Standard. Doch häufig reicht die rein textliche Beschreibung nicht aus. Gerade bei komplexen Lieferprozessen mit mehreren beteiligten Akteuren kommt es darauf an, den Zustand des Lieferguts in jeder Prozessphase für alle Beteiligten transparent zu dokumentieren. Da sagt häufig ein Bild mehr als tausend Worte.

Jetzt mit Mobilphone möglich – Mehr Transparenz zu Qualität und Umfang von Lieferungen

So ist es bereits heute in vielen Unternehmen gängige Praxis, mit Digitalkameras Bilder von den Losteilen und den verpackten Gütern zu erstellen, um zu dokumentieren und nachweisen zu können, dass eine ordnungsgemäße Verpackung durchgeführt wurde. Im Folgeprozess müssen die Digitalbilder dann von der Ditgitalkamera auf den Arbeitsplatz des Sachbearbeiters übertragen, archiviert und den jeweiligen Kundenprojekten zugeordnet werden. Dies ist zeitaufwändig und kann bei der Zuordnung von Bildern zu Projekten zu Fehlern führen.

acadon_photo.doc –
Fotodokumentation mit Aussage

Mit der Business App acadon_photo.doc wird die Bilddokumentation von Lieferungen in jeder Prozessphase stark vereinfacht und Fotos stehen dort zur Verfügung, wo sie hingehören – im Idealfall am Geschäftsprozess in Ihrer Branchenlösung acadon_packaging.
Das Verwalten und Organisieren von Dokumenten und Fotos ist eine riesige Aufgabe für Unternehmen und Mitarbeiter. Die Organisation der Dokumentenablage erfolgt häufig nach dem Prinzip „Jeder wie er will“. Das führt zu Mehrarbeit, Frustration, hohen Aufwänden bei der Recherche, das richtige Dokument zu finden und somit zu Kosten.

acadon_photo.doc übernimmt diese Aufgabe für Sie, in nur drei Schritten ist die Aufgabe erledigt:

• Mit Ihrem Mobilphone oder ein mobiles Datenerfassungsgerät mit integrierter Kamerafunktion ermöglichen in einem Prozessschritt Losteile/Frachtstücke mit Barcodes aufzunehmen.
• Sobald Mobilphone oder das MDE-Gerät mit dem PC im Büro verbunden ist, findet der Synchronisationsprozess statt. Die Bilder werden in das Dokumentenmanagementsystem importiert und dort automatisiert archiviert.
• Die Innendienstmitarbeiter können die mit dem Barcode verknüpften Fotos unmittelbar verwenden.

Die acadon_photo.doc im Einsatz. Hier geht´s zum Anwendungsvideo

Und so können Sie die acadon_photo.doc verwenden

• Fotodokumentation der Losteile beim Wareneingang: Die Losteile werden unmittelbar mit einem Barcode versehen und sind so eindeutig und einfach im weiteren Prozess identifizierbar. Gleichzeitig wird der Zustand der Losteile beim Wareneingang dokumentiert. Ist die Lieferung defekt oder unvollständig, ist der Ärger programmiert. Die Regulierung des Schadens ist oft schwierig, wenn Zustand und Umfang der Lieferung nicht gut dokumentiert werden.
• Die Fotos werden nach Synchronisation mit dem Back Office System automatisiert archiviert und sind über den Barcode leicht wieder zu finden. Der Synchronisationsvorgang erfolgt entweder über die Dockingstation des MDE-Geräts oder per WLAN, so dass keine externen Speichermedien oder manuelle Eingriffe erforderlich sind.
• Die archivierten Fotos können unmittelbar bei der Weiterbearbeitung des Kundenauftrages genutzt werden, beispielsweise bei der Erstellung eines Verpackungsauftrags, eines Kommissionierungsbelegs oder eines Lieferscheins.
• Fotodokumentation beim Verpacken als Nachweis, dass das Losteil ordnungsgemäß und sicher verpackt wurde.
• Fotodokumentation des Packmittels nach der Verpackung und Aufnahme der Packmittel beim Warenausgang, um die vorschriftsmäßige Verpackung für den Transport zu dokumentieren.
• Einsatz des MDE-Gerätes oder des Mobilphones bei der Aufmaßerfassung beim Kunden vor Ort. Fotos können aufgenommen werden und stehen dann direkt im Aufmaßauftrag zur Verfügung. Der Mitarbeiter kann auf Grundlage der Bilder die Kistenkalkulation vornehmen.
  Ablage der Fotodokumentation im Kundenportal als Nachweis, dass Transport- und Exportverpackungen auf die besonderen Anforderungen des Packguts zugeschnitten sind und dass es unbeschadet seinen Zielort erreicht. Ist ein Kundenportal vorhanden, können die Kunden unmittelbar auf die Bildinformationen zugreifen.